Open Coffee Haren organisatie

Soms krijg ik reacties waaruit blijkt dat men denkt dat Open Coffee Haren mijn bedrijf is. Ik begrijp de verwarring, maar het bracht mij ook op het idee om een keer te vertellen over mijn bedrijf (DaaromM!), hoe Open Coffee Haren daarbij past en wat ik voor Open Coffee Haren doen.

DaaromM en Open Coffee Haren

Mijn bedrijf is DaaromM! en mijn werk is het vindbaarheid van ondernemers te verbeteren. Kort gezegd DaaromM! online vindbaar (online marketing). Sinds 2015 ben ik mede-organisator van de netwerkbijeenkomsten van Open Coffee Haren. Dit gebeurt op vrijwilligersbasis. Ik ben dit gaan doen omdat ik het leuke bijeenkomsten vind, ik er goede gesprekken met ondernemers heb en het leuk vind om dit voor anderen te organiseren. Daarnaast helpt het met mijn eigen offline bekendheid, en kan ik mijn skills inzetten voor de online vindbaarheid van Open Coffee Haren. Een win-win situatie.

Wat houdt organiseren van de bijeenkomsten in?

Er zijn verschillende facetten aan de organisatie van Open Coffee Haren

• faciliteiten (locatie, koffie/ thee)
• inhoud (interactieve sessie/ presentatie)
• toevoegingen. Dingen bedenken waar mee het netwerk vergroot kan worden, gedragen worden door deelnemers en ook bijdrage levert aan deelnemers. Voorbeeld hiervan is de Op de Zeepkist rubriek
• marketing (nieuwsbrieven, website bijhouden, berichten plaatsen op website en social media)
• communicatie (mailtjes beantwoorden, informatie versturen enzovoort)
• administratie

Faciliteiten

Dit wordt grotendeels door de locatie geregeld, de laatste jaren De Blankehoeve in Noordlaren. Hier doe ik doorgaans weinig aan, behalve als we van locatie moeten/ willen veranderen. Overigens is al ons partnerschap op vrijwilligersbasis dus ook De Blankehoeve.

Inhoud en toevoegingen

De inhoud van de toekomstige netwerkbijeenkomsten bespreken we, mede-organisator Theo van DeJongVanMal en ik, regelmatig. Waar gaan we het de komende bijeenkomst(en) over hebben, hoe gaan we dit vorm geven, wie regelt dit, wat moet er voorbereid worden, enzovoort. Wat kunnen we nog meer doen wat goed werkt voor Open Coffee Haren zelf als de deelnemers. En hoe bewaken we de doelstelling van de bijeenkomsten?

Overigens als iemand ideeën heeft, voel vrij om deze aan ons door te geven.

Marketing

Hier hou ik mij veel mee bezig. Ik beheer de website, maak de nieuwsbrieven, plaats berichten op de website en heb ook regelmatig social media berichten geplaatst. Gelukkig hebben we momenteel weer een social media partner, Astrid Krol van ZieZo Zichtbaar die het social media gedeelte van me overneemt en haar eigen sausje erbij doet. Daarnaast schrijven we voor elke bijeenkomst een uitnodiging en na elke bijeenkomst een verslag. Dit bericht komt op de website, wordt gedeeld op social media en komst in de maandelijkse nieuwsbrieven.

Communicatie

Ik beheer de mailbox en hou deze bij. De aanmeldingen, de vragen, verstuur informatie en verzorg het contact met de winnaars van Op de Zeepkist zodat de informatie binnen komt en geplaatst kan worden en hou de mailinglijst bij.

Administratie

Deelnemersadministratie (geboren in coronatijdperk), controle kas en online betalingen, bijhouden uitgaven. Hieruit blijkt dat ook voor Open Coffee Haren de kosten hoger zijn geworden. Als sinds de start van 2014 hanteren wij de prijs van € 5 bij bijeenkomsten. Per juni 2023 wordt dit € 6.

Overigens zijn sinds kort de administratie taken uitgebreid. We zijn nu namelijk officieel een Stichting. Gelukkig hebben we Theo in de organisatie met DeJongVanMal voor al uw geldzaken goed wat wat hier allemaal bij komt kijken (behalve de eenvoudige spreadsheet die ik altijd al bijhou).

Waarom Open Coffee Haren?

Ik weet niet precies hoeveel tijd ik aan Open Coffee Haren besteed. Logischerwijs verschilt dit ook per periode. Ik ben in ieder geval elke maand op donderdagochtend bij de bijeenkomsten en om een schatting te maken ben ik daarnaast nog ca 4 uur per maand met de overige werkzaamheden bezig. In totaal dus ca 1 dag per maand. Dat is best veel als je je bedenkt dat ik hier niet direct iets aan verdien, dus waarom doe ik dat? Omdat het weliswaar niet direct iets oplevert, maar wel indirect. Ik haal er werk uit, hetzij bij deelnemers hetzij via doorverwijzingen. Maar behalve dat en net zo belangrijk het levert mij plezier op!

DaaromM Open Coffee Haren 😉

PS we zoeken nog een fotograaf als nieuwe partner (of meerdere fotografen die soms willen foto’s maken op de bijeenkomsten).