10 kenmerken van succesvolle freelance adviseurs

Als ik op feestjes vertel dat ik freelance adviseur ben zijn er geregeld mensen die wat meewarig kijken. Ze blijken dan vaak te denken dat je het zout in de pap niet verdient en soms dat je door je klanten als voetveeg behandeld wordt. Jammer genoeg hebben deze mensen nog vaak gelijk ook.

Zelfstandig adviseren lijkt in aanvang zo mooi, je zet namelijk je expertise in om organisaties te helpen met hun problemen en wensen. Je bent je eigen baas en bepaalt zelf wanneer je werkt, wie wil dat nou niet? Maar voor veel startende adviseurs is de dagelijkse realiteit van een eigen adviespraktijk nogal taai. Ze werken zich een slag in de rondte en mogen als het goed gaat een rekeningetje sturen. Terwijl ze elk moment uit het project gegooid kunnen worden. En die beloofde vrijheid dan? Nou, daar blijft weinig van over als je 1 klant hebt aan de andere kant van het land waar je elke dag voor in de file staat.

Zelf heb ik een aantal gewoontes die voorkomen dat een dergelijke situatie ontstaat. En ik zie ook andere adviseurs die succesvol zijn door vergelijkbare methoden. Als ik dat indik naar een set algemene adviezen voor solo adviseurs kom ik uit op de volgende 10 punten.

Succesvolle freelance adviseurs…

1. Hebben zelf een effectieve manier om aan nieuwe klanten te komen

In plaats van afhankelijk te zijn van freelance platformen waar je alleen matig betaalde klussen kunt scoren (die ‘gigs’ uit de ‘gig-economy’) halen ze zelf klanten binnen. Ze zorgen ervoor met hun kennis en diensten in beeld te komen bij het juiste publiek. Denk daarbij aan content marketing zoals het schrijven van blogs en het maken van video’s. Maar ook aan het geven van presentaties, clinics en workshops.

Uiteindelijk verzamelt bijna elke commercieel effectieve adviseur een lijst met e-mail adressen die zijn lezerspubliek vormen. Belangrijk is om in te zien dat alleen het bouwen van een website niet leidt tot klanten. Je hebt zichtbaarheid en geloofwaardigheid nodig. Je zult iets moeten doen waardoor potentiële opdrachtgevers jou zien. Zo nu en dan zul je even ‘door het beeld’ moeten lopen. Dus mail ze, bel ze, adverteer en PR naar ze, nodig ze uit voor events en workshops.

Gekscherend noem ik mijn eigen nieuwsbrief wel eens de ‘klantenknop’. Mijn lijst van ca. 1.200 geselecteerde contacten levert altijd 1 of 2 klussen op als ik op verzenden druk. Het werk komt dan rechtstreeks van een van de ontvangers, of het is een doorverwijzing naar een relatie in de tweede lijn.

2. Hebben een gedeelde analyse met de opdrachtgever, waardoor het vertrouwen groeit

Hoe vaak komt het wel niet voor dat een opdrachtgever en adviseur niet op 1 lijn liggen? Dat is funest voor elk adviestraject. Natuurlijk kan elk project profiteren van voortschrijdend inzicht, maar vanaf het eerste moment in de relatie met een nieuwe opdrachtgever wil ik controle houden over het proces. Eenheid over de uitgangspunten is daarbij onmisbaar.

Onder andere door intake formulieren (zoals deze op de vrije adviseur) krijg ik een goed beeld hoe de klant denkt dat de vlag er bij hangt en kan ik gaan nadenken over een oplossingsroute. Of over extra vragen die ik moet stellen om een kloppend beeld te krijgen van de situatie. Het bijeffect is dat de opdrachtgever voelt dat ik werkelijk in zijn of haar situatie geïnteresseerd ben.

De volgende stap na het intake formulier is een meeting in persoon. Soms is dit niet meer dan een kop koffie op kantoor, in de horeca of in een shared workspace, maar meestal is dit al een betaalde sessie. Want stel je voor dat je een uur in de auto moet zitten om een half uur met een klant te praten, met de nodige tips voor hem, en dan met lege handen weer naar huis gaat!

Zo’n betaalde sessie, ook wel een tripwire product genoemd, kun je gerust aanbieden op je website en in andere communicatie. De mijne heet een ‘klankbordsessie’ maar anderen noemen het ‘brainstormen’, ‘strategische clinic’ of ‘coffee consult’. De naam doet er niet toe. Het is een betaalde meeting waardoor de mogelijkheden voor het project goed in kaart worden gebracht. Door de meeting ontstaat het benodigde vertrouwen en kan een begroting voor een echt project kan worden opgesteld.

3. Steken maar weinig tijd in offertes maken

Elke solo adviseur moet op zijn tijd passen. En het maken van begrotingen is alleen maar overhead. Je krijgt er niet voor betaald. Minimaliseren dus.

Een goede vuistregel is dat een offerte niet meer is dan de bevestiging is van eerder gemaakte afspraken. Tijdens de persoonlijke meeting wordt de overeenkomst dus al afgekaart. Ik noem vaak mijn maandtarief tijdens de meeting (en zelfs een vanafprijs op m’n website). Leidt dit tot sombere reacties dan kan ik me het sturen van een begroting besparen.

Kortom, als je tijdens de meeting geen indicatie hebt gegeven van de kosten dan wordt het sturen van elke begroting een gok. Heb je wél conceptuele overeenstemming over project en kosten dan zul je meer dan 80% van je offertes met succes binnenhalen.

Zelf werk ik met maandabonnementen van 1 jaar, gebaseerd op uitkomsten (doelen). En omdat ik werk voor de eigenaren en bazen van MKB bedrijven heb ik vaak niet eens een getekende offerte. De klant zegt ‘ja’, en misschien staat het nog ergens in een email. Het komt zelfs voor dat ik al aan de gang ga voor een opdrachtgever terwijl er nog geen deal is. Maar door ervaring is mij dan al duidelijk geworden dat een klus gewoon doorgaat.

4. Ze werken niet uurtje factuurtje

Bij de start van elke expert die zijn kennis wil verkopen zie je vaak de keuze voor uurtje factuurtje. Maar deze keuze wordt zelden bewust genomen. Men heeft gewoon geen ander kader. ‘Ik doe zoveel uren voor de klant, dus daar stuur ik dan een factuur van.’

Dit is de hond in de pot en niemand wordt er blij van, ook de klant niet. Die heeft er nu een probleem bij: jou moeten controleren en in de hand houden. Kort gezegd: als je uurtje factuurtje werkt staan jij en de klant niet meer aan dezelfde kant.

Er zijn 4 vormen van factureren, en 3 daarvan zijn naar mijn mening goed:

1. Vaste projectsom
2. Gebaseerd op gegenereerde waarde (value based)
3. Abonnementen (retainer)
4. Op tijd gebaseerd

Elke optie die jou beloont voor je tijd in plaats van de (vaak grote) waarde die je realiseert zal jouw motivatie corroderen. Omgekeerd zal een opdrachtgever bij de beoordeling van je adviezen altijd rekening moeten houden met jouw motivatie om uren te willen verkopen.

Natuurlijk zijn er adviseurs die op uurtje factuurtje werken en daar goed mee verdienen. Dit zijn over het algemeen management consultants in dienst bij de bekende bureaus die werken voor grote organisaties zoals overheden en multinationals. Die organisaties moeten daar wel inkopen want ze kopen de naam van de adviseur zoals McKinsey, Berenschot, Twijnstra Gudde, enzovoort. Dit is politiek gemotiveerd en heeft met het werkelijk verbeteren van situaties meestal weinig te maken.

Dus, werk je voor jezelf en heet je geen ‘Capgemini’ van je achternaam? Kies dan een van de eerste 3 opties.

5. Effectieve adviseurs bewaken zelf het adviesproces

Ontstaat er een vacuüm in de leiding van een adviestraject dan zal dit altijd worden ingevuld door de opdrachtgever. Die is tenslotte zelf een baas en dit is zijn of haar natuurlijke gedrag. Houd het proces dus goed in eigen hand. Dit doe je door een set van gedragingen waaronder:

• In de eerste maand; zet het project effectief neer, je zit in de wittebroodsweken en je krijgt wat ruimte om zaken in te richten zoals jij dat wilt
• Zorg voor de nodige meetinstrumenten waarmee de voortgang door alle betrokkenen kan worden gevolgd
• Bepaal op voorhand met de klant het aantal ‘officiële’ bijeenkomsten waarbij het project wordt geëvalueerd, wees -zo niet de voorzitter, dan wel- de secretaris van de meeting
• Hou na afloop van het project goede exitgesprekken waarbij je de klant warmpjes achterlaat

6. Solo adviseurs worden geen superspecialisten

Hoe specialistischer adviseurs zichzelf neerzetten, hoe minder relevant ze zijn voor hun publiek. Dit wil niet zeggen dat er voor specialisten geen werk is, integendeel, maar het wordt moeilijker het te vinden. En specialisten komen al gauw bij uurtje factuurtje uit. Ze zijn dan geen adviseur meer maar werkers die hun specifieke dingetje doen voor de klant. Zoals een fiscalist bijvoorbeeld.

Wil je relevant blijven voor grote groepen opdrachtgevers kies dan een ‘categorie’ waarin men je kan plaatsen. Dit kan van alles zijn:

• Adviseur digitale marketing
• Purchase expert
• Subsidie adviseur
• HRM specialist
• Cashflow manager
• enzovoort.

Drijf je kennis en kunde dus niet te ver door en hou je deuren open. Je eigen bijzondere en freaky specialisme kun je in een algemeen traject ergens prima kwijt.

7. Ze minimaliseren activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant

Om resultaten te halen voor je klant moet een adviseur dingen doen en -vooral- organiseren. En om dit in goede banen te leiden moet je goed met de klant communiceren. Dit zorgt er voor dat een project relevant is voor de klant en dat hij de rekeningen betaalt.

Alles wat hiervan (van het zagen) afleid moet een solo adviseur tot een minimum terugdringen. Mogelijk met uitzondering van zijn eigen training en opleiding (het slijpen van de zaag). Time management is voor een solo adviseur super belangrijk. Dus minimaliseer, of besteed uit: administratie, marketing, hrm, juridische zaken, website onderhoud, mobiliteit, communicatie (neem bijvoorbeeld, als dat past in je business, een telefoonservice) en ga zo maar door.

8. Ze denken in resultaten, niet in inspanningen

Nieuwe adviseurs zijn vaak bezig met hun product/dienst. Wat is het, hoe werkt het, hoe moet ik het aanbieden? Dat is begrijpelijk want ze moeten hun verhaal richting de markt nog concreet maken. Maar het gevaar is dat men erin blijft hangen. Ik vergelijk het wel eens met de winkelier die de winkel helemaal volstopt met producten maar verzuimt om op tijd de deur open te doen.

Het helpt om te onthouden dat een klant helemaal geen interesse heeft in inspanningen, maar resultaten zoekt. In aanvang lijkt dat niet zo want veel klanten komen binnen met een vraag naar een inspanning of dienst zoals: ‘ik wil meer klanten dus ik moet een website’, of ‘ik heb een banklening nodig, kun jij er voor zorgen?’. Je zou denken dat deze mensen in de markt zijn voor een website of een banklening, maar wellicht zijn ze veel beter geholpen met een persbericht en het verkleinen van hun voorraad.

Effectieve adviseurs laten zich dus niet zo maar op een spoor zetten door de klant maar maken hun eigen analyse. Dat doen ze zonder al te grote voorkeuren voor een tool, methode, product of dienst. Uitgangspunt voor de lange termijn is om de situatie van de klant te verbeteren. En hoe simpeler, gemakkelijker en goedkoper, hoe beter.

9. Zijn niet bezig met de volgende nieuwe klant, maar met hun huidige klanten

Adviseurs die zich zorgen maken waar hun inkomen het komende jaar vandaan moet komen zijn slecht nieuws voor een klant. Want de energie van de adviseur gaat zitten in het werven van nieuwe klanten, niet in de bestaande projecten.

Loyale klanten hebben recht op de beste behandeling door de adviseur. Zij hebben hem of haar in het verleden het vertrouwen gegeven en goed werk voor hen vormt de beste garantie voor het opbouwen van een sterke reputatie.

Sommige adviseurs, ik ook, hebben daarom een voorkeur voor het werken op abonnementsbasis. Dit zorgt voor een stabiel inkomen doordat je voor meerdere klanten tegelijk werkt. Het is tenslotte nooit zo dat alle projecten tegelijk tot een einde komen. Dit laatste is een typisch probleem voor interim managers. Acht maanden hard werken, voor 1 klant (voor goed geld dat dan weer wel) en dan in een gat vallen.

In dit licht kun je ook zien dat elke nieuwe klant meer dient te betalen dan de oudere. Het is toch vreemd dat nieuwe klanten betere voorwaarden krijgen dan bestaande, om ze maar binnen te kunnen halen?

10. Ze zijn optimistisch, pro-actief, en verwerken tegenslagen goed

De enige zekerheid in het leven is verandering. Het loopt toch nooit zoals je denkt dat het loopt. Soms gaan dingen gemakkelijker dan je verwacht (mooi), soms een stuk moeilijker (jammer dan, gewoon blijven ademhalen).

Dit laatste punt is heel eerlijk gezegd een beetje een vergaarbak van overtuigingen en houding. Ik zie effectieve adviseurs dingen doen die anderen niet doen, zoals:

• Het managen van hun neiging tot perfectionisme: een actie in de goede richting is beter dan geen actie in de perfecte richting.
• Ze hebben geen tunnelvisie: nemen niet alles voor waar aan en nemen ook hun eigen overtuigingen bij tijd en wijle onder de loep.
• Leggen de druk waar die hoort: bij de opdrachtgever, bij diens medewerkers, bij leveranciers, of bij zichzelf. Maar in elk geval op de juiste plek.
• Durven te zeggen dat de keizer geen kleren aan heeft. Desnoods met de nodige subtiliteit. Een klant heeft niets aan nog een jaknikker.

De bovenstaande punten zijn verre van uitputtend en zeker niet de enige manier om je adviespraktijk te runnen. Maar het geeft in elk geval de nodige richting om jezelf en je klanten nog succesvoller te maken. Enjoy!

De vrije adviseur | Arjan Yspeert

“Arjan Yspeert presenteerde op 19 januari “De Vrije adviseur, succesvol adviseren door een gelijkwaardige relatie met je klant”. Hij is vrije adviseur van het eerste uur. Woonde in Engeland, de VS en Kenia maar tegenwoordig aan de prachtige Ommer bosrand. Geeft jou de tools voor een bloeiende adviespraktijk.”

Arjan Yspeert | De vrije adviseur  | www.yspeert.com